AI顧問怎麼拆解需求？從提案、執行到上線的實戰故事

摘要

導入 AI 或自動化從不是一句口號。本文透過一人起家的在地律師事務所真實案例，帶你深入了解顧問團隊如何以對話、分析、工具演練，一步步協助小型組織拆解問題、明確需求、提出方案，並陪同走完從提案到系統正式上線的歷程。讀完，你會對「自動化導入」有更接地氣的想像，也看見各種「原來這樣也行！」的驚喜。

理解需求：痛點對談的第一哩路

顧問的第一課：聆聽比分析更重要

在案例中的律師事務所，初期只有一位律師、助理和會計三人小團隊。日常卻堆滿繁瑣的案件登記、文件分類和聯絡紀錄。 顧問進場時，不是立刻推薦華麗的 AI 或大數據方案，而是從「深度聊天」出發。透過引導問題——例如：「一天裡做哪些事情讓你覺得特別反覆？」、「資訊都記在哪裡，到底怎麼流動？」——逐步讓業主道出心底的真實煩惱。

細分環節、找出隱藏需求

經過多輪討論，團隊與顧問歸納三大痛點：

• 案件資訊分散於 Excel、紙本與雲端，資料找不到
• 進度回報常漏接，影響專業形象
• 重複性文書處理耗費大量時間 這時顧問就像拆解拼圖，把原本模糊的感受，拆解成具體又能落地的自動化需求。

提案規劃：從「畫餅」到「執行手冊」

手把手演示、降低技術門檻

很多業主聽到 AI 或自動化，難免疑慮：「真的適合我嗎？那技術會不會太複雜？」顧問這步尤其重要——會以現有流程為底，親自示範像 Zapier 或 Notion 的簡易自動同步，現場讓大家體驗「哇，原來三秒就能自動歸檔！」 這種「騎腳踏車式」教學，幫助業主確信解決方案不僅是 PowerPoint 上的幻象，而是手指點幾下就能用上的功能。

撰寫專屬流程與 SOP

顧問會把需求梳理後，撰寫成「流程地圖」與「分工 SOP」，每一個動作標明誰負責、自動化如何介入。例如：

• 案件資料填表 ➔ 自動同步到客戶管理系統
• 新案件進度更新 ➔ 自動通知負責助理
• 信件附件 ➔ AI工具協助歸檔到對應資料夾 有了這些看得見的操作步驟，業主一看就能理解自動化不是空談，而是即將進入現場管理的「得力助手」。

落地執行：秒懂的試用與優化迭代

小規模試跑，快速驗證

在提案順利過關後，顧問會協助企業從最痛的流程中，挑選一條線先做試點。就像律師事務所選定「案件進度回報」自動通知，讓系統提前一天自動提醒負責助理回報案件。 這步極為關鍵，不僅降低了技術風險，也讓大家在短期內感受成效，原本質疑的員工此時也會信心大增。

依據現場回饋，滾動修正

每落地一項自動化，顧問會蒐集團隊使用心得。譬如自動通知訊息一度設計過於頻繁，反成干擾。透過現場對話，顧問及時調整通知頻率並針對個人角色個別設定。 這種「小步快跑、邊用邊優化」的節奏，大幅提升了業主滿意度，也讓整套流程真正貼合內部文化。

交付上線與持續成長：未來的自動化彈性

最後一哩路，顧問會協助做完整的教學文件，舉辦「專屬練習營」協助團隊磨練操作細節。更重要的是，教會大家如何自行新增/修改流程，保證未來即使有新人加入，這套自動化系統都能續行發揮。 而對企業主來說：導入完成不代表結束，反而是新型經營與成長的開始。這時候如果想再結合更多 AI 功能（例如自動分類案件、智慧法條查詢），只需回頭聯繫諮詢顧問，就能為營運開啟新篇章。 Miipath 也提供全流程「AI 導入與自動化顧問」、「客製化系統」規劃執行，從需求聊到成果上線，完整陪伴你每一步。

結語

每一次成功的自動化導入，都是從一場深入對談、具體拆解痛點開始。其實不需要龐大預算或技術團隊，只要你願意與專業顧問坦誠溝通，把煩惱化成可落地的需求，用對方法，1-30人的小團隊也能享有資訊科技的利多。要啟動效率革命、迎接數位成長，就從今天更細膩地認識你的需求、嘗試AI與自動化第一步開始吧！ 想知道你的業務有哪些適合自動化的環節嗎？歡迎聯繫 Miipath 顧問，探索專屬於你們的智慧成長路徑！